7 consejos para una ronda de negocios exitosa

Organizar una rueda o ronda de negocios no es tan simple como convocar personas para un webinario o una reunión de teletrabajo. Si eres organizador u organizadora, existen algunas complejidades propias de este tipo de eventos que debes considerar, las cuales demandan importantes gestiones previas.

Sin embargo, todo tu esfuerzo vale la pena si consideras que el resultado final de una buena organización será unos participantes satisfechos y relaciones comerciales de alto valor. A continuación, te dejamos siete consejos de gestión claves para conseguir ruedas de negocio exitosas.

1) Plantea objetivos claros y medibles

Antes de comenzar es necesario que traces lineamientos de los objetivos y el alcance que quieres lograr con el evento. Estos objetivos te permitirán definir la estrategia y hacer mediciones posteriores sobre el éxito del evento, con el fin de implementar mejoras en una próxima oportunidad. Hazte preguntas tales como:

• ¿Qué quiero lograr con este evento?
• ¿Cuántos participantes deberían asistir?
• ¿Cuántas relaciones comerciales se deberían lograr?

Al momento de pensar en objetivos, procura que estos sean objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.

2) Admite los oferentes adecuados

No tendrás problema en convocar vendedores, oferentes o exportadores, porque siempre llegarán al evento, y por montones. Frente a esto, es importante que realices un filtro de selección para conseguir oferentes adecuados al alcance del evento, que sean serios y proporcionen una oportunidad de alto valor a los compradores.

Para lograr esto, es fundamental que cuentes con una plataforma que te permita crear formularios de postulación personalizables. De esta manera, podrás solicitar información específica a los postulantes, para seleccionar y admitir solo a los más adecuados conforme a los objetivos del evento.

3) Fideliza a los compradores

Para organizar una rueda de negocios se requiere oferta y demanda, es decir, compradores y vendedores. Pero tal como dice Eduardo Garrido, CEO de Koyag: “Tu principal desafío será conseguir los compradores”.

La mayor parte de tu gestión estará enfocada en convocar compradores y fidelizarlos para que participen del evento. Para esto, es importante que seas intencional en la búsqueda y el contacto, es decir, debes reunirte con ellos todas las veces que sean necesarias y hacerles seguimiento. Todo este trabajo deberá realizarse con meses de anticipación con el fin de cumplir la regla de oro.

4) Sigue la regla de oro: “proporción 1:3”

Si hay demasiados vendedores en la rueda de negocios, muchos no podrán agendar ni siquiera una cita de reunión, ya que los compradores tendrán sus agendas llenas. Esto causará la molestia tanto de vendedores como de compradores, quienes sentirán no haber aprovechado las oportunidad de negocio correctamente y se sentirán decepcionados con tu organización. Por tanto, es importante que cuides esta regla.

En Koyag, con nuestra larga experiencia organizando ruedas de negocio, hemos descubierto que la regla de oro para un evento equilibrado es conseguir la proporción 1:3 de compradores y vendedores.

Por ejemplo, si tu evento tiene 150 vendedores, debes conseguir la participación de al menos 50 compradores.

5) Gestiona el agendamiento previo al evento

Los participantes deben registrarse, confirmar su participación y agendar las reuniones en las que participarán antes de la fecha acordada para el evento. Para lograr esto, debes realizar el seguimiento de los participantes para asegurar que ingresen a la plataforma de matchmaking y agenden al menos el 50% de las reuniones semanas previas al evento. Esto es muy importante para que los participantes tengan reuniones con sus match apropiados.

Posteriormente, si en la plataforma aún hay espacio para seguir agendando reuniones, es muy probable que los participantes agenden el resto de citas el día antes o el mismo día del evento.

6) Define una duración acotada para el evento

En realidad, debes comprender que los días en que se lleva a cabo la rueda de negocio, son “la guinda de la torta”. La mayor parte del trabajo que realizarás corresponde a planificación, coordinación y gestiones previas al evento. Por eso, los eventos de rueda de negocios con duración entre 2 a 5 días, son perfectos para reunir a las personas interesadas en hacer negocios en un tiempo acotado y eficiente.

A pesar de que los participantes no se conocen y las reuniones son “en frío”, existe una mayor confianza y comodidad, ya que las citas fueron previamente agendadas y se cuenta con algo de información sobre el otro participante.

Cuidado con este error común

Algunos organizadores pueden pensar que es buena idea tener una plataforma propia, disponible 24/7 durante los 365 días del año, para agendar reuniones de negocio en cualquier momento. Pero en la práctica, esto no funciona muy bien, ya que es muy difícil hacer coincidir a las personas en sus agendas. Contar con un plataforma digital es solo una herramienta y esta no resolverá mágicamente el problema de atraer, coordinar y fidelizar a los participantes.

7) Utilizar la tecnología apropiada

En esta nueva era digital, los usuarios de las tecnologías informáticas son altamente exigentes y no dan segundas oportunidades. Esto puedes comprobarlo cuando comienzas a utilizar un nuevo software o aplicación de trabajo. Si esta no es eficiente o presenta demasiados problemas técnicos, lo más probables es que la termines abandonando o reemplazando por otra mejor, aunque cueste un poco más.

Si la experiencia de los usuarios en la plataforma es positiva, se sentirán a gusto y en confianza de agendar la mayor cantidad de reuniones posibles en los días que dura el evento. Por el contrario, si la experiencia es negativa y existen problemas técnicos que paralicen el evento, es muy probable que no vuelvan ni siquiera al día siguiente.

Por tanto, es de suma importancia que realices la rueda de negocios con una plataforma adecuada y adaptada a este tipo de eventos, con funcionalidades específicas, herramientas de monitoreo, control y un soporte técnico confiable. 

Siguiendo estos consejos de gestión y utilizando la tecnología adecuada, tendrás la receta perfecta para lograr el éxito en tu evento. Si quieres saber más puedes solicitar una asesoría gratuita con nosotros.